Kuidas tuua vabaühenduste aruandlus 21. sajandisse?

Kuidas tuua vabaühenduste aruandlus 21. sajandisse?

Millisel kodanikuaktivistil ei oleks tulnud hullunud pilgul hekseldada läbi tosinaid projektinõudeid, eelarveridu ja muud paberimajandust, et arvepidamine korrektne püsiks. 

Vabaühenduste rahajuhtimine on töömahukas ja keeruline tegevus. Kui väikefirma võib piirduda riigile esitatavate aruannetega, siis projektipõhine eluviis esitab vabaühendustele kõrgemad nõudmised. Lisaks tavalisele raamatupidamisele peavad kasumitaotluseta organisatsioonid koostama eelarveid ja aruandeid, millesarnaseid viljelevad erasektoris vaid keskmisest suuremad asutused.

Seejuures puuduvad vabaühendustel vahendid – oskused, aeg ja finantsinfosüsteemid –, millega kõrgendatud nõudmistele vastata. Vabakonna halduskoormuse vähendamiseks arendatakse Eestis juhile mõeldud majandustarkvara BudgetMatador. Kuidas saaks sellise platvormiga nii toetusesaajate kui ka rahastajate elu lihtsustada?

Vabaühenduste ja rahastajate suhtluses kerkivad esile finantsküsimused nii toetuse taotlemise kui ka aruandluse etappides, kohati lisanduvad eraldi auditid. Tegevuste kavandamisel tuleb tavaliselt koostada üsna täpne eelarveprognoos, projekti lõppedes aga ülevaade kuludest koos seonduva dokumentatsiooniga. Seejuures kasutavad kõik pooled eri süsteeme: vormid sõltuvad rahastajast, samas kui toetusesaaja sisemine arvepidamine toimub oma tabelite ja raamatupidamistarkvara abil.

Eri süsteemide ja mitmesuguste vormide kasutamine tingib palju käsitööd ja näpukaid. Kõikvõimalikud andmed (summad, kuludokumendid, kaetud tööde aktid, maksekorraldused jne) pärinevad eri allikatest. Nõudlikuma rahastuslepingu korral võib kuni kolmandik vabaühenduse juhi tööst ja tasust kuluda aruandlusega seotud tegevustele. See on aeg, mis ei aita kaasa organisatsiooni missiooni elluviimisele. Ühtlasi on see aeg, mis ei aita kaasa toetuseandja sisuliste eesmärkide saavutamisele.

Aruandlus kui selline on loomulikult vajalik. Kuivõrd suur osa vabakonna projektitoetustest tuleb maksumaksjalt, peavad rahastajad tagama vahendite eesmärgipärase ja vastutustundliku kasutamise. Samadel põhjustel on läbipaistvus oluline ka eraannetajale. Aruandluse puhul tuleb aga silmas pidada, et kontrollimise käigus juuksekarva lõhki ei aetaks. Vastasel juhul võib näiteks kontoritarvetele kulunud summa auditeerimine osutuda kallimaks, kui on soetuse enda väärtus. Rahastajad peaksid arvestama halduskoormuse proportsionaalsusega, et pisikulutuste ega väiketoetustega liigset paberimajandust ei kaasneks.

Sellest tulenevalt on paljud rahastajad asunud eelarvestama ühikupõhiselt, näiteks koolituskulud ühe inimese kohta fikseeritakse kohalikku hinnataset arvestades. Samas ei saa kõiki tegevusi sel viisil prognoosida, mistõttu digiteerivad rahastajad projektitoetuste haldamist. Paradoksaalsel kombel tingib see toetusesaajatele hoopis lisatööd. Kuigi üldkasutatav Excel ei hiilga oma kasutusmugavusega, nõuab rahastajate veebisüsteemide kasutamine veel suuremat pingutust. Iga süsteemi on vaja tundma õppida, kusjuures tavaliselt ei peeta süsteemi arendades silmas andmesisestuse lihtsust toetusesaaja jaoks. Rahastajad arendavad süsteeme ju enda, mitte vabaühenduse projektijuhi, tegevjuhi või raamatupidaja mätta otsast.

Niisiis on rahastajatel ja vabaühendustel mõneti vastandlikud huvid: ühel on vaja kätte saada usaldusväärne info, teine tahaks aga aruandlust minimeerida. Kuni andmete jagamiseks puudub ühtne lähenemine, jääbki kumbki pool eri jalga käima.

Rahaasjad ühisele platvormile

Probleemi lahendamisele aitaks kaasa üks raskesti tehtav, ent siiski täiesti võimalik samm – ühise rahajuhtimise platvormi kasutamine nii vabaühenduste kui ka rahastajate seas. Kuidas võiks see BudgetMatadori puhul välja näha?

Esiteks aitaks platvorm prognoosida toetuste eelarveid ja koostada aruandeid ühiselt arusaadaval viisil, seda nii protsessi kui ka kasutajaliidese mõttes. Mida rohkem pooli kasutab sama lahendust, seda lihtsamaks muutub eri projektide ja rahastajate toetuste haldamine. Nii on võimalik kogu valdkonnas kokku hoida tuhandeid töötunde, mis kuluvad eri vormidega töötamisele. Veelgi enam, kui toetusesaaja koostaks eelarveid ja aruandeid rakenduses, kus käib tema igapäevane finantsjuhtimine, oleks võimalik kokku hoida andmete ühest keskkonnast teise liigutamisele kuluvat aega.

Seega tekib suurim osa efektiivsusest juhul, kui toetusesaajad kasutavad sama lahendust oma jooksvas töökorralduses. BudgetMatadori arendamine ongi alguse saanud probleemidest, mis esinevad vabaühenduse juhi jooksvate ülesannete täitmisel. Nii saab rakenduses lisaks eelarvete ja aruannetega töötamisele täita veel mitut ülesannet: jälgida eelarve täituvust üldiselt ja kuluridade kaupa, kinnitada kulusid, säilitada dokumente, jagada eelarveid tiimikaaslastega ja edastada infot raamatupidajale.

Kuidas toetuda erasektorile?

Kuigi ühise platvormi kasutamisest tõusev tulu on loogiline, on vaja lahendada kaks kriitilist küsimust. Kas on realistlik, et piisav hulk sellise rakenduse kasutusele võtab? Kas ühele erasektori lahendusele toetumine on üldse jätkusuutlik ja kuidas katta rakenduse kasutamisega seotud kulud?

Eesti rahastajad on aastaid kaalunud ühise projektitoetuste keskkonna loomist, ent see pole kunagi realiseerunud. Rahastajate algatusel ja omakorda projektipõhiselt arendatava platvormiga kaasneb risk, et rakenduse tootejuhtimine delegeeritakse arendusfirmale ning rakendust arendatakse vaid siis, kui selleks on parajasti vahendeid. Kui platvormi arendab aga tarkvarafirma, arendatakse rakendust pidevalt kasutajate vajadusi arvestades ja toetudes laiapõhjalisele kliendibaasile.

Muus osas on lahenduse juurutamine realistlik vaid juhul, kui kõik seda tahavad. Eesti mõõtu riigis on vajaliku konsensuse saavutamine võimalik, ent seejuures on jäme ots rahastajate käes. Vabaühendus võtab ka kõige mugavama süsteemi kasutusse juhul, kui tal on selge sisemine vajadus finantsjuhtimise korraldust muuta ja aega selle tegemiseks. Selliseid hetki esineb organisatsiooni arengus harva. Samas määravad rahastajad juba praegu eelarvete ja aruannete esitamise tingimused ning saaksid seeläbi soodustada standardse lahenduse kasutuselevõttu, ilma seda kohustuslikuks tegemata.

Kulude katmise poolest on samuti rahastajatel rohkem võimalusi – nende eelarves on raha, mida kasutatakse toetuse haldamiseks. Samas on selge, et rahastaja ei saa võtta endale jooksvaid kohustusi, mida peab katma ka n-ö rahastusvoorude välisel ajal. Seetõttu tuleb ühise platvormi ärimudel kavandada viisil, mis on kooskõlas vabakonna rahastustsükliga: projektide elluviimisel on võimalik tasu eest kasutada rakenduse keerulisemaid funktsioone, mahtude vähenemisel aga minna üle soodsamale või tasuta paketile.

Kokkuvõttes on vabaühenduste finantsjuhtimine paras pähkel juhtidele ja rahastajatele kõikjal maailmas. Nüüdistehnoloogia ja ärimudeli abil on võimalik jõuda lahenduseni, mis aitab vähendada paberimajandust, suurendada finantsjuhtimise läbipaistvust ning suunata rohkem vahendeid nii vabaühenduste kui ka rahastajate sisuliste eesmärkide saavutamisele.

Veel aruandlusest

Triin Toomesaar, Kiusamisvaba Kool

Ma arvan, et BudgetMatador jõudis minuni organisatsiooni arengule mõeldes õigel hetkel. Kiusamisvaba Kool on viimase aastaga väga palju kasvanud (ja edasinegi kasvuplaan on vähemalt sama ambitsioonikas) ning just 2018. aastal on meie n-ö tulubaas – annetused, heategevuslikud kampaaniad, projektitoetused, koostöölepingud – muutunud väga mitmekülgseks. Seetõttu hakkas Excel (või siis pigem minu oskused seda kasutada) natuke segama igapäevast arusaamist, kuidas läheb ning kuidas teha otsuseid, mis peaksid ulatuma ka kuue kuu või isegi kolme aasta taha.

Kui organisatsioon on väike, aastaeelarve ei ületa 100 000 eurot, enamik vahenditest pärineb ühest suuremast projektiallikast ning suurema osa päevatööst teeb ära 1,5 inimest ja hulk vabatahtlikke, saab enamasti hakkama ka Exceliga. Kuigi, kui peaksin mõne algatuse või projektiga kunagi otsast peale alustama, kaaluksin tegelikult isegi kohe BudgetMatadori kasutamist. See on lihtne, aitab paremini voogusid planeerida, nendel jooksvalt silma peal hoida, soovi korral raamatupidajaga programmi kahasse kasutades sedagi tööd lihtsamaks teha, ka arvefaile jmt säilitada jne. Viimast kaht funktsiooni ei ole ma ise veel kasutanud, aga on hea teada, et vajadusel on seegi võimalus olemas.

Alari Rammo, hobiraamatupidaja

Aruandlusest mõtlemine saab üksnes rappa minna, kuni püsib Uve mainitud mõtteviis “Aruandlus kui selline on loomulikult vajalik”. Eriti, kui mõelda aruandluse all detailset kulude kontrolli. Mina tegutsen Vabaühenduste Liidu huvikaitsetöös hoopis eesmärgiga finantsaruandlus täiesti ära kaotada, selmet alluda bürokraatide diktaadile ja luua raamatupidamise ning aruandevormide kõrvale veel üks koht, kuhu samu andmeid sisestada.

Vabaühenduste rahastamine võiks liikuda rohkem riigihangete loogika poole, kus esmalt hinnatakse konkurentsi põhjal, kas lubatud tegevuseks plaanitud eelarve on paslik, ja lõpuks, kas teenus saadi kätte või mitte. Keegi ei kontrolli ju riigihangete puhul pakkujate kuludokumente, miks teha seda siis toetuste puhul. Väike võimalik kasum on vabaühenduse kestlikkuse huvides isegi hea, mitte ei nõua tingimata tagasiküsimist.

Nii et ideaalmaailmas ei peaks BudgetMatador või keegi teine meie elu kergendama, vaid elu ise tuleb kergemaks muuta.

Artikkel ilmus Hea Kodaniku läbikukkumiste teemalises sügisnumbris.